19 Desember 2023, Mobile Faculty sebagai pendukung dalam menambah soft skill dan specialist mengirimkan Instruktur kepada PT Expertindo untuk in house training dengan judul E-Filling System and Document Management, ini diikuti peserta yang berasal dari Universitas Negri Jakarta (UNJ).
Universitas Negeri Jakarta adalah perguruan tinggi negeri yang terdapat di Kota Jakarta, Indonesia yang didirikan pada tahun 1964. Sebelumnya, Universitas Negeri Jakarta bernama Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Jakarta.
Adapun pembahasan training yang berlangsung ini adalah sebagai berikut:
Deskripsi
Dokumen fisik dan arsip yang ada hanyalah sebagian dari kekayaan pengetahuan perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita dan pengguna dokumen tersebut perlu mengetahui dokumen mana yang dianggap penting, penting, dan berguna. eFiling menyederhanakan proses peninjauan dan pengeditan berbagai dokumen, memberikan informasi intelijen bisnis yang tidak hanya akurat, tetapi juga mudah dipahami dan diterapkan. Ketika kepemilikan arsip bertambah dan tidak dikelola dengan baik, pertumbuhan arsip menjadi tidak terkendali. Pengelolaan arsip pada hakikatnya adalah suatu teknik atau metode pengorganisasian dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada dua metode sistem yang dapat diterapkan pada kegiatan pengelolaan arsip. Salah satunya adalah sistem manajemen arsip “RMS”.
Dan sistem pengarsipan elektronik “EFS”. Sistem Pengelolaan Kearsipan “Sistem Pengelolaan Kearsipan” Undang-undang ini disahkan dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan pelaksanaan undang-undang ini dijelaskan dalam Keputusan Nomor 28 Tahun 2012. Sistem pengarsipan elektronik “Sistem organisasi file elektronik”. Hal ini telah disahkan dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, dan pelaksanaan undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012. Sistem ini diimplementasikan dengan sistem pencitraan elektronik, memungkinkan organisasi untuk menyimpan salinan digital yang nyaman dan tidak memerlukan ruang penyimpanan. File yang dipindai dapat dilacak dan ditemukan kembali dalam waktu singkat jika diperlukan, menjadikan fenomena fisik tertentu dan konsekuensinya menjadi lebih efektif.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta mampu untuk :
- Memahami regulasi kearsipan yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia.
- Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip
- Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
- Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
- Trampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (e-Filing).
- Trampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
- Trampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik.
- Paham tujuan, lingkup, tanggungjawab, aktivitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip professional baik arsip fisik maupun elektronik.
Contents
- PARADIGMA & FILOSOFI :
Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern dalam Penerapan E-Filing dan Document Management.
Trend terbaru : electronic filing dan document management dalam bisnis.
Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
•Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
•Alur surat masuk dan keluar serta alih media termasuk media digital.
•Sistem indeks dan abjad dalam filing.
•Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
•Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik.
•Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
•Membahas aspek hukum & legal eFiling. VIDEO: Microsoft Future Technology.
- Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
•Memahami indeks & kode arsip.
•Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
•Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID dalam sistem arsip fisik.
•Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
•TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
•TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
•TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
•TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal). - Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
•Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
•“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
•Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
•Peringkat kinerja dan service level
. •Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
•Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait. - Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke E-Filing
Membahas keuntungan dan kerugian dari penggunaan e-Filing: Beli Software VS Gratisan download dari internet.
•Memahami tingkatan dan struktur dari dokumen: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe - Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
•Membahas Konsep sistem dari management dokumen.
•Membahas berbagai teknik dan Fitur yang terdapat dalam e-Filing: Data Capture, Mark Reader, OCR, OMR, ICR, Barcode Recognition, Patch Code Recogniton, Auto Form Identification, Metadata,
•Membahas Workflow dokumen yang ideal untuk keluar masuknya dokumen di perusahaan atau bahkan pada suatu unit atau department. - Praktek dan Diskusi Kelas.
Para peserta akan diberikan software untuk dapat mendeteksi terhadap dokumen-dokumen softcopy yang: Same name and size, Same content, Full Clones.
•Software pembuatan “Barcode ISO” yang memudahkan dalam penyimpanan dokumen dan inventaris kantor.
Kesimpulan
Pelatihan E-Filing System and Document Management ini bertujuan untuk memberikan peserta pemahaman yang mendalam mengenai manajemen dokumen dan pengarsipan elektronik. Dengan mempelajari konsep dasar kearsipan dan penerapan sistem e-filing, peserta diharapkan mampu mengelola dokumen dengan lebih efisien dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Kami LSP memiliki SKema Pelatihan yang diajarkan oleh instruktur profesional berpengalaman dan menyediakan sertifikat BNSP sebagai pengakuan atas kompetensi peserta dalam bidang pengelolaan arsip dan dokumen.
Apakah anda adalah lembaga/Perusahaan bidang training mau bekerja sama dengan kami?
Atau
Apakah ada kebutuhan Pelatihan / Training Pengembangan SDM di Industri maupun Instansi Bapak/Ibu dan membutuhkan Diskusi Mendalam bersama Instruktur Kami?
More info :
Fizla : +62 812-9235-2493
Ifan :+62 878-8782-9208