Otomatisasi Invoice & Pembayaran dengan Sistem ERP Berbasis AI

Otomatisasi invoice dan pembayaran dengan sistem ERP berbasis AI membantu bisnis dalam mengelola faktur, mencatat transaksi secara otomatis, serta mengurangi human error dalam proses akuntansi. Dengan AI, sistem dapat:

✅ Menghasilkan invoice otomatis berdasarkan pesanan pelanggan
✅ Membaca & memproses pembayaran tanpa input manual
✅ Mengintegrasikan dengan ERP untuk pencatatan real-time
✅ Mendeteksi keterlambatan pembayaran & mengirim pengingat otomatis

📌 1. Teknologi yang Digunakan

Untuk membangun sistem otomatisasi invoice dan pembayaran, kita bisa menggunakan:

  1. ERP Open-Source (Odoo atau ERPNext) – Untuk manajemen keuangan & invoice
  2. OCR (Tesseract) + NLP (spaCy) – Untuk membaca invoice dari email atau PDF
  3. AI (GPT-4/OpenAI API) – Untuk analisis & pencatatan otomatis
  4. Google Sheets API / Excel – Untuk laporan keuangan otomatis
  5. Payment Gateway (Midtrans, Stripe, PayPal API) – Untuk mencatat pembayaran otomatis

🚀 2. Langkah-Langkah Implementasi Otomatisasi Invoice

🔹 1️⃣ Membuat Invoice Secara Otomatis dengan AI

Gunakan Python + OpenAI GPT untuk menghasilkan invoice otomatis berdasarkan pesanan pelanggan.

python

import openai

openai.api_key = “your_openai_api_key”

def generate_invoice(customer_name, items, total_amount, due_date):
“””Menggunakan AI untuk membuat invoice otomatis”””
prompt = f”””
Buatkan invoice untuk pelanggan {customer_name} dengan rincian:
– Barang/Jasa: {items}
– Total Harga: Rp {total_amount}
– Jatuh Tempo: {due_date}

Format invoice:
| **Item** | **Jumlah** | **Harga Satuan (Rp)** | **Total (Rp)** |
“””

response = openai.ChatCompletion.create(
model=“gpt-4”,
messages=[{“role”: “system”, “content”: “Anda adalah AI yang membuat invoice otomatis.”},
{“role”: “user”, “content”: prompt}]
)

return response[“choices”][0][“message”][“content”]

# Contoh penggunaan
invoice = generate_invoice(“PT Maju Jaya”, “Software Subscription (1 Tahun)”, 12000000, “01/03/2024”)
print(invoice)

📌 Hasil AI akan berupa invoice format tabel, siap dikirim ke pelanggan.

🔹 2️⃣ Menggunakan ERP untuk Manajemen Invoice (Odoo/ERPNext)

1. Odoo ERP (Open Source ERP)
Odoo memiliki modul Invoice & Payment, yang bisa:
✅ Menghasilkan invoice otomatis dari pesanan pelanggan
✅ Mencatat status pembayaran (Paid, Unpaid, Overdue)
✅ Terintegrasi dengan payment gateway seperti PayPal, Stripe, atau Midtrans

📌 Cara Install Odoo Invoice System

bash
docker run -d -p 8069:8069 --name odoo --restart always odoo

Setelah itu:

  1. Buka Odoo ERP di browser (http://localhost:8069)
  2. Aktifkan modul “Accounting & Invoicing”
  3. Impor template invoice dari Excel atau CSV

🔹 3️⃣ Mencatat Pembayaran Otomatis dengan Payment Gateway

Jika pelanggan membayar via Midtrans, PayPal, atau Stripe, kita bisa mencatat pembayaran otomatis.

1. API Midtrans untuk Mencatat Pembayaran

python

import requests

MIDTRANS_API_KEY = “your_midtrans_api_key”

def check_payment_status(order_id):
“””Mengecek status pembayaran dari Midtrans”””
url = f”https://api.sandbox.midtrans.com/v2/{order_id}/status”
headers = {“Authorization”: f”Basic {MIDTRANS_API_KEY}“}
response = requests.get(url, headers=headers)
return response.json()

# Contoh pengecekan status pembayaran
status = check_payment_status(“INV-20240201”)
print(status)

📌 Hasilnya akan menunjukkan apakah pembayaran sudah sukses atau masih pending.

🔹 4️⃣ Mendeteksi Keterlambatan Pembayaran & Mengirim Pengingat Otomatis

Gunakan Python + AI untuk membaca invoice yang belum dibayar dan mengirim pengingat otomatis.

python

import smtplib

def send_email_reminder(customer_email, invoice_number, due_date):
“””Mengirim email pengingat otomatis jika pembayaran melewati jatuh tempo”””
message = f”””\
Subject: Pengingat Pembayaran Invoice {invoice_number}

Yth. Pelanggan,

Kami ingin mengingatkan bahwa invoice {invoice_number} jatuh tempo pada {due_date}.
Mohon segera melakukan pembayaran.

Terima kasih,
Tim Keuangan
“””

with smtplib.SMTP(“smtp.gmail.com”, 587) as server:
server.starttls()
server.login(“your_email@gmail.com”, “your_password”)
server.sendmail(“your_email@gmail.com”, customer_email, message)

# Contoh penggunaan
send_email_reminder(“customer@example.com”, “INV-20240201”, “01/03/2024”)

📌 Sistem ini akan otomatis mengirim email jika pelanggan belum membayar setelah jatuh tempo.

📥 3. Download Template Invoice Otomatis

📥 Download Template Invoice Otomatis:
Klik di sini untuk mengunduh

🚀 4. Cara Menggunakan Sistem ERP AI Ini

  1. Buat invoice otomatis dengan AI atau ERP (Odoo/ERPNext).
  2. Simpan invoice ke Google Sheets atau ERP untuk pencatatan otomatis.
  3. Gunakan API Midtrans/Stripe untuk mencatat pembayaran otomatis.
  4. Atur AI untuk mengirim email pengingat jika pembayaran terlambat.

✅ Kesimpulan

Pelatihan dan sertifikasi BNSP dalam bidang IT Service Management (ITSM) serta penggunaan teknologi untuk otomatisasi pengelolaan invoice dan pembayaran sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam bisnis. Dengan memanfaatkan alat seperti Python, API pembayaran seperti Midtrans dan Stripe, serta ERP seperti Odoo/ERPNext, perusahaan dapat mengotomatiskan berbagai proses yang sebelumnya memerlukan waktu dan usaha manual. Kami LSP memiliki skema pelatihan yang dirancang secara profesional dengan instruktur berpengalaman, serta menyediakan sertifikat BNSP yang relevan, seperti sertifikasi dalam bidang Pengelolaan IT dan Akuntansi, yang sangat dianjurkan bagi mereka yang ingin meningkatkan kompetensi dan daya saing di industri.

🎯 AI & ERP bisa membantu mengotomatiskan pembuatan invoice dan pencatatan pembayaran.
🎯 Integrasi dengan Midtrans/Stripe memungkinkan pencatatan transaksi secara real-time.
🎯 Email otomatis membantu mengurangi piutang yang belum dibayar.

Dengan sistem ini, bisnis bisa mengelola invoice & pembayaran dengan lebih efisien dan akurat! 🚀💰💡 mau lebih jauh dengan pelatihan dan srtifikasi BNSP ? Kontak ajh

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *