Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online: Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar dengan Microsoft Outlook & Gmail

Pendahuluan

Dalam dunia administrasi perkantoran, pengelolaan surat masuk dan keluar merupakan tugas yang sangat penting. Email menjadi salah satu sarana utama dalam komunikasi bisnis, baik untuk menerima, mengirim, maupun menyimpan dokumen penting.

📩 Microsoft Outlook dan Gmail adalah dua platform email yang paling umum digunakan dalam lingkungan kerja. Dengan memahami cara mengelola email secara profesional, seorang General Office Clerk dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memastikan komunikasi berjalan lancar.

Pelatihan ini akan mengajarkan peserta tentang:
✅ Pengelolaan email masuk dan keluar secara profesional
✅ Pengaturan otomatisasi email untuk efisiensi kerja
✅ Keamanan dan manajemen arsip email

💰 Biaya pelatihan: HANYA Rp1.100.000
📍 Pelaksanaan bisa ONLINE!

Unit Kompetensi

1. Dasar-Dasar Pengelolaan Email dalam Administrasi Perkantoran

✅ Pengenalan Microsoft Outlook & Gmail
✅ Fungsi dan fitur utama dalam pengelolaan surat elektronik
✅ Manajemen email bisnis dan komunikasi profesional

2. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

✅ Menyortir dan mengarsipkan email dengan baik
✅ Membuat template email untuk efisiensi kerja
✅ Menggunakan label, kategori, dan filter otomatis

3. Otomatisasi dan Manajemen Waktu dalam Penggunaan Email

✅ Membuat aturan (rules) untuk otomatisasi email
✅ Menggunakan fitur “Schedule Send” untuk penjadwalan pengiriman email
✅ Mengelola notifikasi dan integrasi dengan kalender kerja

4. Keamanan dan Arsip Email

✅ Melindungi email dari phishing dan spam
✅ Membuat backup dan mengarsipkan email penting
✅ Menerapkan enkripsi dan otorisasi untuk email sensitif

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Otomatisasi Penyaringan Email dengan Gmail Filter dan Microsoft Outlook Rules

📌 Kasus:
Seorang admin kantor menerima ratusan email setiap hari, yang sebagian besar terdiri dari invoice, laporan, dan email internal dari manajemen. Admin ingin secara otomatis memindahkan email berdasarkan kategori tertentu ke dalam folder yang sesuai agar lebih mudah dikelola.

🔹 Solusi dengan Gmail Filter:

Membuat filter otomatis di Gmail agar email dengan kata kunci “Invoice” langsung masuk ke folder “Keuangan”
Menandai email dari atasan dengan label “Penting”

🔹 Solusi dengan Microsoft Outlook Rules:

Menggunakan “Rules” di Outlook agar email dengan subjek “Laporan Bulanan” langsung berpindah ke folder “Laporan”
Membuat notifikasi otomatis untuk email dengan kata “Urgent”

Contoh Implementasi dengan Python (Mengelola Email dengan IMAP dan SMTP)

Kode berikut digunakan untuk secara otomatis memindahkan email dengan subjek “Invoice” ke folder khusus dalam Gmail menggunakan IMAP:

python

import imaplib

import email
# Koneksi ke server Gmail

mail = imaplib.IMAP4_SSL("imap.gmail.com")

mail.login("your_email@gmail.com", "your_password")

mail.select("inbox")
# Cari email dengan kata 'Invoice' dalam subjek

status, messages = mail.search(None, '(SUBJECT "Invoice")')
# Pindahkan email yang ditemukan ke folder 'Keuangan'

for num in messages[0].split():

    mail.store(num, '+X-GM-LABELS', 'Keuangan')

    mail.store(num, '+FLAGS', '\\Deleted')

mail.expunge() mail.logout()

✅ Hasil:

Email dengan subjek “Invoice” secara otomatis dipindahkan ke folder Keuangan
Inbox lebih terorganisir dan efisien

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi	Deskripsi
Hari 1	Pengenalan Microsoft Outlook & Gmail	Dasar-dasar pengelolaan email bisnis
	Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar	Menyortir, mengarsipkan, dan membuat template email
	Studi Kasus 1	Mengatur filter otomatis untuk email masuk
Hari 2	Otomatisasi Email dengan Rules & Filter	Membuat aturan email di Outlook & Gmail
	Keamanan dan Arsip Email	Mengelola enkripsi, backup, dan proteksi email
	Studi Kasus 2	Implementasi manajemen email secara profesional

Kesimpulan

Pelatihan ini akan membekali peserta dengan keterampilan mengelola email secara efisien menggunakan Microsoft Outlook & Gmail. Dengan penguasaan fitur-fitur otomatisasi, manajemen arsip, serta keamanan email, peserta akan lebih siap dalam menghadapi tugas administrasi kantor yang semakin digital.

✅ Pelatihan tersedia secara online dengan harga terjangkau hanya Rp1.100.000!
✅ Sertifikasi resmi dari BNSP untuk meningkatkan daya saing di dunia kerja.

🔗 Detail pelatihan dan harga:
https://mobilefaculty.com/skema-sertifikasi-bidang-administrasi-perkantoran/