Sertifikasi BNSP Secretary Online: Komunikasi Profesional melalui Telepon dan Email untuk Sekretaris

Pendahuluan

Dalam dunia kerja, sekretaris memiliki peran penting dalam menjaga komunikasi yang efektif antara pimpinan, rekan kerja, dan klien. Komunikasi melalui telepon dan email menjadi salah satu aspek utama dalam menjalankan tugas sehari-hari. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi yang profesional sangat diperlukan untuk menciptakan kesan yang baik, meningkatkan efisiensi kerja, serta membangun hubungan kerja yang positif.

Pelatihan ini akan membekali peserta dengan keterampilan komunikasi yang efektif melalui telepon dan email menggunakan teknik yang sesuai dengan standar bisnis profesional. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta juga dapat memperoleh sertifikasi BNSP sebagai bukti kompetensi mereka di bidang administrasi perkantoran.

Unit Kompetensi

Pelatihan ini mencakup beberapa unit kompetensi yang sesuai dengan standar BNSP, antara lain:

Menerapkan Etika dan Protokol Komunikasi Bisnis
- Teknik berbicara yang jelas dan profesional melalui telepon
- Penggunaan bahasa formal dan sopan dalam komunikasi tertulis
- Penyesuaian gaya komunikasi berdasarkan audiens
Mengelola Panggilan Telepon Secara Profesional
- Menjawab dan melakukan panggilan telepon dengan etika yang tepat
- Mencatat pesan dan menyampaikan informasi dengan akurat
- Menangani keluhan dan menyelesaikan permasalahan pelanggan
Menyusun dan Mengelola Email Bisnis
- Struktur email profesional yang efektif
- Penggunaan template email untuk komunikasi formal
- Manajemen kotak masuk dan pengarsipan email
Menangani Komunikasi dalam Situasi Darurat
- Menyusun pesan darurat yang jelas dan efektif
- Menggunakan komunikasi asertif dalam situasi krisis
- Membangun keterampilan negosiasi melalui telepon

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Manajemen Email Klien
Seorang sekretaris mendapatkan email dari klien yang mengajukan pertanyaan terkait jadwal pertemuan dengan pimpinan perusahaan. Klien meminta perubahan jadwal dalam waktu yang sangat singkat.

Solusi:
Berikut contoh skrip email yang dapat digunakan untuk menjawab permintaan klien secara profesional:

plaintext

Subject: Re: Permintaan Perubahan Jadwal Pertemuan
Yth. Bapak/Ibu [Nama Klien],
Terima kasih atas email yang Anda kirimkan. Terkait permintaan perubahan jadwal pertemuan dengan Bapak/Ibu [Nama Pimpinan], kami akan segera menyesuaikan jadwal yang tersedia.
Saat ini, kami dapat mengatur pertemuan pada:

- Senin, 25 Maret 2025, pukul 10.00 WIB

- Rabu, 27 Maret 2025, pukul 14.00 WIB
Mohon konfirmasinya mengenai waktu yang paling sesuai bagi Anda. Jika ada preferensi lain, silakan informasikan kepada kami agar dapat kami sesuaikan.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Salam hormat, [Nama Sekretaris] [Posisi] [Perusahaan]

Studi Kasus: Manajemen Panggilan Telepon
Seorang sekretaris menerima telepon dari seorang klien yang marah karena pesan sebelumnya belum mendapatkan balasan.

Solusi:
Berikut adalah skrip respons profesional untuk menangani situasi tersebut:

plaintext

"Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama]. Saya [Nama Sekretaris] dari [Nama Perusahaan]. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami menghargai masukan Anda dan segera akan memeriksa status pesan yang Anda kirimkan.
Apakah Anda bersedia menunggu sebentar agar saya dapat menghubungi pihak terkait dan memberikan solusi secepat mungkin? Jika tidak, saya dapat menjadwalkan panggilan balik pada waktu yang sesuai bagi Anda."

(Tunggu respons klien dan catat tindak lanjut yang diperlukan)

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi Pelatihan	Metode Pembelajaran
Hari 1	Teknik Komunikasi Efektif melalui Telepon	Teori dan praktik langsung
	Manajemen Panggilan Telepon	Simulasi dan roleplay
	Studi Kasus: Menangani Panggilan Sulit	Diskusi dan latihan praktik
Hari 2	Penyusunan Email Bisnis yang Profesional	Teori dan praktik menulis email
	Pengelolaan Kotak Masuk Email Secara Efisien	Latihan dengan studi kasus nyata
	Evaluasi dan Simulasi Sertifikasi	Ujian praktik dan feedback dari instruktur

Kesimpulan

Pelatihan ini memberikan kesempatan bagi para sekretaris dan tenaga administrasi untuk meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis mereka melalui telepon dan email. Dengan pembelajaran berbasis praktik, peserta akan lebih siap dalam menangani komunikasi profesional sehari-hari.

Kami menyediakan Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Secretary Online dengan harga Rp1.200.000. Pelatihan ini bisa diikuti secara online dan bersertifikat resmi dari BNSP.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai jadwal dan pendaftaran, silakan kunjungi link berikut:
🔗 https://mobilefaculty.com/skema-sertifikasi-bidang-administrasi-perkantoran/