Mengelola pembayaran pelanggan bisa menjadi tantangan, terutama jika ada yang terlambat membayar. Dengan fitur template email di Gmail dan Google Apps Script, Anda dapat mengatur pengiriman email otomatis kepada pelanggan yang belum membayar.
Dalam tutorial ini, kita akan membuat template email pengingat pembayaran dan mengotomatisasi pengirimannya menggunakan Google Sheets + Gmail. 🚀
📌 1. Mengaktifkan Fitur Template Email di Gmail
Gmail memiliki fitur Templates yang memungkinkan Anda menyimpan dan menggunakan kembali email standar.
🔹 1️⃣ Cara Mengaktifkan Template Email di Gmail
- Buka Gmail
- Klik ikon Gear (⚙️) > See All Settings
- Pilih tab Advanced
- Di bagian Templates, pilih Enable
- Klik Save Changes
📄 2. Membuat Template Email Pengingat Pembayaran
Sekarang, buat template email yang akan dikirim ke pelanggan yang belum membayar.
🔹 1️⃣ Cara Membuat Template Email di Gmail
- Klik “Compose” untuk membuat email baru
- Masukkan subjek email, misalnya:
- “Reminder: Pembayaran Invoice Belum Selesai”
- Ketik isi email pengingat pembayaran, misalnya:
Subject: Reminder: Pembayaran Invoice #«No_Invoice»
Dear «Nama_Pelanggan»,
Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #«No_Invoice» sebesar Rp«Jumlah» masih belum dibayar dan jatuh tempo pada «Due_Date».
Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut:
Bank: BCA
No. Rek: 123-456-789
Atas Nama: PT Bisnis DigitalJika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini.
Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran.Salam,
Tim Keuangan PT Bisnis Digital
- Klik More options (⋮) > Templates > Save draft as template > Save as new template
- Beri nama template, misalnya “Reminder Pembayaran”
✅ Sekarang template email siap digunakan secara otomatis!
📊 3. Menyiapkan Database Pelanggan di Google Sheets
Untuk otomatisasi, buat daftar pelanggan yang belum membayar di Google Sheets.
📌 Buka Google Sheets, lalu buat tabel seperti ini:
| Nama_Pelanggan | No_Invoice | Jumlah | Due_Date | |
|---|---|---|---|---|
| client1@email.com | PT ABC | INV-001 | 5.000.000 | 10/03/2024 |
| client2@email.com | PT XYZ | INV-002 | 3.500.000 | 12/03/2024 |
✅ Simpan file ini sebagai “Reminder_Pembayaran.xlsx” di Google Drive.
📩 4. Mengotomatisasi Pengiriman Email dengan Google Apps Script
Sekarang, kita akan membuat skrip di Google Apps Script untuk mengirim email otomatis berdasarkan data di Google Sheets.
🔹 1️⃣ Buka Google Apps Script
- Di Google Sheets, klik Extensions > Apps Script
- Hapus kode default, lalu salin dan tempel kode berikut:
function kirimPengingatPembayaran() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(“Sheet1”); // Nama sheet
var data = sheet.getDataRange().getValues();
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var email = data[i][0]; // Kolom Email
var nama = data[i][1]; // Kolom Nama Pelanggan
var no_invoice = data[i][2]; // Kolom No Invoice
var jumlah = data[i][3]; // Kolom Jumlah
var due_date = data[i][4]; // Kolom Tanggal Jatuh Tempo
var subject = “Reminder: Pembayaran Invoice #” + no_invoice;
var body = “Dear ” + nama + “,\n\n” +
“Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #” + no_invoice +
” sebesar Rp” + jumlah + ” masih belum dibayar dan jatuh tempo pada ” + due_date + “.\n\n” +
“Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut:\n” +
“Bank: BCA\nNo. Rek: 123-456-789\nAtas Nama: PT Bisnis Digital\n\n” +
“Jika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini.\n” +
“Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran.\n\n” +
“Salam,\nTim Keuangan PT Bisnis Digital”;
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
}
- Klik “Run” untuk menjalankan skrip pertama kali.
- Beri izin akses ke akun Gmail Anda.
✅ Email pengingat pembayaran akan otomatis dikirim ke pelanggan yang belum membayar!
5. Menjadwalkan Pengiriman Email Otomatis
Agar email dikirim secara otomatis setiap hari, atur jadwal eksekusi skrip.
🔹 1️⃣ Cara Menjadwalkan Otomatisasi
- Di Google Apps Script, klik “Triggers” (ikon jam di kiri atas)
- Klik “+ Add Trigger”
- Pilih fungsi “kirimPengingatPembayaran”
- Pilih Time-driven dan atur frekuensi pengiriman (misalnya, Setiap hari pukul 08:00 AM)
- Klik Save
✅ Sekarang sistem akan otomatis mengirim pengingat pembayaran setiap hari! 🚀
Contoh Real: Mengatur Sistem Pengingat Pembayaran Menggunakan Google Sheets dan Gmail
Latar Belakang: Perusahaan XYZ ingin mengelola keuangan mereka dengan lebih baik. Mereka menghadapi masalah dengan pelanggan yang sering terlambat dalam melakukan pembayaran. Untuk mengatasi masalah ini, mereka ingin mengatur sistem pengingat pembayaran otomatis menggunakan Google Sheets dan Gmail.
Tahapan Detil
1. Mempersiapkan Data Pelanggan di Google Sheets
- Buka Google Sheets dan buat spreadsheet baru, beri nama “Reminder_Pembayaran”.
- Buat tabel dengan header seperti ini:
| Nama_Pelanggan | No_Invoice | Jumlah (Rp) | Due_Date | |
|---|---|---|---|---|
| client1@email.com | PT ABC | INV-001 | 5.000.000 | 10/03/2024 |
| client2@email.com | PT XYZ | INV-002 | 3.500.000 | 12/03/2024 |
✅ Simpan file ini dan pastikan data terisi dengan benar.
2. Membuat Template Email di Gmail
- Buka Gmail, kemudian buat email baru dengan subjek:
textCopy
Reminder: Pembayaran Invoice #«No_Invoice» - Dalam isi email, masukkan:
textCopy
Dear «Nama_Pelanggan», Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #«No_Invoice» sebesar Rp«Jumlah» masih belum dibayar dan jatuh tempo pada «Due_Date». Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut: Bank: BCA No. Rek: 123-456-789 Atas Nama: PT Bisnis Digital Jika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini. Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran. Salam, Tim Keuangan PT Bisnis Digital - Simpan email ini sebagai template untuk digunakan nanti.
3. Menginstal Pustaka untuk Mengotomatiskan Pengiriman Email
- Buka Google Sheets dan klik Extensions > Apps Script.
- Jalankan perintah berikut di Apps Script:
bashCopy
pip install gspread oauth2client - Ketik atau salin kode berikut untuk mengirim email otomatis:
pythonCopy
function kirimPengingatPembayaran() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1"); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for (var i = 1; i < data.length; i++) { var email = data[i][0]; // Kolom Email var nama = data[i][1]; // Kolom Nama Pelanggan var no_invoice = data[i][2]; // Kolom No Invoice var jumlah = data[i][3]; // Kolom Jumlah var due_date = data[i][4]; // Kolom Tanggal Jatuh Tempo var subject = "Reminder: Pembayaran Invoice #" + no_invoice; var body = "Dear " + nama + ",\n\n" + "Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #" + no_invoice + " sebesar Rp" + jumlah + " masih belum dibayar dan jatuh tempo pada " + due_date + ".\n\n" + "Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut:\n" + "Bank: BCA\nNo. Rek: 123-456-789\nAtas Nama: PT Bisnis Digital\n\n" + "Jika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini.\n" + "Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran.\n\n" + "Salam,\nTim Keuangan PT Bisnis Digital"; MailApp.sendEmail(email, subject, body); } }
4. Menjalankan Skrip
- Setelah menuliskan kode di atas, tekan Run untuk menjalankan skrip pertama kali.
- Berikan izin akses yang diperlukan.
5. Menjadwalkan Pengiriman Email Otomatis
- Buka Apps Script, klik pada menu Triggers.
- Klik + Add Trigger, pilih fungsi kirimPengingatPembayaran.
- Pilih jenis pemicu Time-driven untuk pengiriman harian dan atur waktu yang diinginkan.
Kesimpulan
📥 6. Kesimpulan & Rangkuman
Dengan menggunakan Google Sheets dan Gmail, perusahaan XYZ berhasil membangun sistem pengingat pembayaran otomatis yang efisien. Langkah-langkah ini membantu mereka meminimalkan keterlambatan pembayaran dan meningkatkan pengelolaan keuangan. Kami LSP memiliki 3 skema pelatihan yang dirancang secara profesional, dengan instruktur berpengalaman, serta menyediakan sertifikat BNSP yang relevan, seperti sertifikasi dalam bidang Keuangan atau Digital Business, untuk memvalidasi kompetensi peserta di dalam pengelolaan dan otomatisasi bisnis.
🎯 Gunakan fitur Templates di Gmail untuk menyimpan format email pengingat pembayaran.
🎯 Buat database pelanggan di Google Sheets agar data terorganisir.
🎯 Gunakan Google Apps Script untuk mengotomatiskan pengiriman email.
🎯 Atur Trigger di Google Apps Script agar email dikirim secara otomatis setiap hari.
🚀 Dengan sistem ini, Anda bisa menghemat waktu dan memastikan pelanggan membayar tepat waktu! 🚀