Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online Administrative Training Development Assistant dalam Manajemen Arsip Digital

Pendahuluan

Manajemen arsip digital merupakan salah satu keterampilan penting dalam dunia administrasi modern. Seorang Administrative Training Development Assistant bertanggung jawab untuk mengelola, menyusun, dan mengamankan dokumen serta arsip perusahaan agar mudah diakses dan terorganisir dengan baik.

Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan kompetensi dalam manajemen arsip digital, mulai dari penggunaan sistem pengarsipan, teknik klasifikasi dokumen, hingga penerapan teknologi dalam automasi arsip. Dengan sertifikasi BNSP, peserta akan memiliki bukti keterampilan profesional yang diakui secara nasional.

Unit Kompetensi

1. Dasar-Dasar Manajemen Arsip Digital

✅ Pengenalan sistem pengarsipan digital
✅ Perbedaan arsip manual dan digital
✅ Prinsip dasar klasifikasi dan indexing dokumen

2. Penggunaan Software Pengarsipan

✅ Manajemen dokumen dengan Google Drive, OneDrive, dan Dropbox
✅ Pembuatan folder terstruktur berdasarkan standar ISO
✅ Pencadangan dan pemulihan arsip digital

3. Automasi Pengelolaan Arsip

✅ Automasi pengarsipan dengan Google Apps Script
✅ Sistem penamaan file otomatis berdasarkan metadata
✅ Penggunaan OCR (Optical Character Recognition) untuk digitalisasi dokumen

4. Keamanan dan Kepatuhan dalam Manajemen Arsip

✅ Standar keamanan dalam penyimpanan dokumen
✅ Teknik enkripsi dan proteksi arsip digital
✅ Kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data (GDPR, ISO 27001)

5. Pengelolaan Korespondensi dan Dokumen Bisnis

✅ Penulisan surat bisnis dan dokumen resmi
✅ Manajemen email dan komunikasi bisnis dengan Outlook
✅ Pengarsipan surat elektronik secara otomatis

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Automasi Pengelolaan Arsip Digital dengan Google Apps Script

Seorang Administrative Training Development Assistant mengalami kesulitan dalam mengelola dokumen yang masuk ke Google Drive. Untuk mengatasinya, dibuat skrip otomatis yang akan memindahkan file ke folder yang sesuai berdasarkan jenis dokumen.

Solusi dengan Google Apps Script

Kode berikut akan mengotomatisasi pengarsipan dokumen di Google Drive berdasarkan nama file:

javascript

function organizeFiles() {
  var folder = DriveApp.getFolderById("ID_FOLDER_UTAMA");
  var files = folder.getFiles();

  var categories = {
	"Invoice": "ID_FOLDER_INVOICE",
	"Laporan": "ID_FOLDER_LAPORAN",
	"Kontrak": "ID_FOLDER_KONTRAK"
  };

  while (files.hasNext()) {
	var file = files.next();
	var fileName = file.getName();

	for (var category in categories) {
  	if (fileName.includes(category)) {
    	var targetFolder = DriveApp.getFolderById(categories[category]);
    	file.moveTo(targetFolder);
  	}
	}
  }
}

✅ Manfaat kode ini:
🔹 Mempermudah pengelolaan dokumen secara otomatis
🔹 Mengurangi risiko kehilangan dokumen penting
🔹 Meningkatkan efisiensi kerja dalam administrasi perkantoran

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi	Deskripsi
Hari 1	Pengenalan Manajemen Arsip Digital	Konsep dan prinsip dasar pengarsipan digital
	Software Pengarsipan dan Struktur Dokumen	Pengenalan Google Drive, OneDrive, dan Dropbox
	Keamanan Arsip Digital	Teknik enkripsi dan proteksi dokumen
Hari 2	Automasi Pengarsipan	Implementasi Google Apps Script untuk manajemen dokumen
	Korespondensi dan Pengarsipan Surat Elektronik	Teknik manajemen email dan surat bisnis
	Studi Kasus dan Evaluasi	Simulasi proyek pengelolaan arsip digital

Kesimpulan

Pelatihan ini memberikan kompetensi dalam manajemen arsip digital, yang sangat penting bagi seorang Administrative Training Development Assistant. Dengan mengikuti sertifikasi BNSP, peserta akan memiliki bukti keahlian yang diakui secara nasional, sehingga dapat meningkatkan peluang karier dan profesionalisme di dunia kerja.

✅ Pelatihan ini dapat diikuti secara online, memberikan fleksibilitas bagi peserta dari berbagai lokasi.

🔗 Detail pelatihan dan harga: Mobile Faculty - Sertifikasi Administrative Training Development Assistant