Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online Junior Secretary dalam Pengelolaan Arsip dan Data Perkantoran

Pendahuluan

Dalam dunia kerja yang dinamis, seorang Junior Secretary harus memiliki keterampilan dalam mengelola arsip dan data perkantoran secara efektif. Pengelolaan arsip yang baik memastikan dokumen tertata dengan rapi, mudah diakses, serta aman dari kehilangan atau kerusakan. Dengan berkembangnya teknologi, kemampuan dalam mengelola data digital menjadi semakin penting.

Pelatihan Junior Secretary Bersertifikasi BNSP ini dirancang untuk membekali peserta dengan kompetensi dalam pengelolaan arsip dan data perkantoran, baik secara manual maupun digital. Sertifikasi dari BNSP menjadi bukti profesionalisme dan kompetensi yang diakui secara nasional.

Unit Kompetensi

Pelatihan ini mencakup beberapa unit kompetensi utama, yaitu:

1. Pengelolaan Arsip dan Dokumen

✅ Pengenalan sistem pengarsipan manual dan digital
✅ Teknik penyimpanan dan pencarian dokumen secara efisien
✅ Penggunaan software pengarsipan seperti Google Drive & Microsoft OneDrive

2. Manajemen Data Perkantoran

✅ Pengelolaan data administratif dengan Microsoft Excel dan Google Sheets
✅ Pembuatan laporan keuangan dasar untuk keperluan administrasi
✅ Teknik pengolahan data dan penyajian informasi dengan grafik

3. Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi

✅ Standar keamanan dalam pengelolaan data digital
✅ Perlindungan dokumen dengan enkripsi dan password
✅ Kepatuhan terhadap regulasi penyimpanan data (ISO 27001, GDPR)

4. Automasi dalam Pengelolaan Arsip

✅ Automasi pengelolaan dokumen menggunakan Google Apps Script
✅ Sistem klasifikasi dan indexing dokumen berbasis metadata
✅ Implementasi digitalisasi dokumen menggunakan Optical Character Recognition (OCR)

5. Komunikasi dan Korespondensi Bisnis

✅ Teknik penulisan surat bisnis dan email profesional
✅ Penggunaan Microsoft Outlook dalam manajemen komunikasi
✅ Protokol pengelolaan surat masuk dan keluar

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Automasi Pengelolaan Dokumen di Google Drive

Seorang Junior Secretary sering mengalami kesulitan dalam mengelompokkan dokumen secara manual. Untuk mengatasi hal ini, kita bisa menggunakan Google Apps Script agar file otomatis dipindahkan ke folder berdasarkan nama file yang mengandung kategori tertentu.

Solusi dengan Google Apps Script

Kode berikut akan membantu mengelompokkan file di Google Drive berdasarkan kata kunci dalam nama file:

javascript

function sortFiles() {

  var mainFolder = DriveApp.getFolderById("ID_FOLDER_UTAMA");

  var files = mainFolder.getFiles();
  var categories = {

    "Invoice": "ID_FOLDER_INVOICE",

    "Laporan": "ID_FOLDER_LAPORAN",

    "Kontrak": "ID_FOLDER_KONTRAK"

  };
  while (files.hasNext()) {

    var file = files.next();

    var fileName = file.getName();

for (var category in categories) { if (fileName.includes(category)) { var targetFolder = DriveApp.getFolderById(categories[category]); file.moveTo(targetFolder); } } } }

✅ Manfaat kode ini:
🔹 Mengurangi waktu dalam mengelola dokumen secara manual
🔹 Memastikan arsip tertata rapi dan mudah ditemukan
🔹 Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi	Deskripsi
Hari 1	Pengenalan Pengelolaan Arsip	Konsep dasar dan perbedaan pengarsipan manual & digital
	Manajemen Data Perkantoran	Penggunaan Microsoft Excel & Google Sheets dalam administrasi
	Keamanan Data dan Enkripsi	Proteksi dokumen dengan enkripsi dan password
Hari 2	Automasi Pengelolaan Arsip Digital	Implementasi Google Apps Script untuk automasi dokumen
	Korespondensi Bisnis Digital	Teknik penulisan surat dan email profesional
	Studi Kasus dan Evaluasi	Simulasi proyek pengelolaan arsip dan data

Kesimpulan

Pelatihan ini memberikan kompetensi dalam pengelolaan arsip dan data perkantoran yang sangat penting bagi seorang Junior Secretary. Dengan mengikuti Sertifikasi BNSP, peserta akan memiliki bukti keahlian yang diakui secara nasional, sehingga meningkatkan daya saing di dunia kerja.

✅ Pelatihan ini dapat diikuti secara online, sehingga fleksibel bagi siapa saja yang ingin meningkatkan keterampilan dari mana saja dan kapan saja.

🔗 Detail pelatihan dan harga: Mobile Faculty – Sertifikasi Junior Secretary