Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online Okupasi Junior Secretary Pengelolaan Jadwal dan Koordinasi Rapat

Pendahuluan
Dalam dunia kerja profesional, sekretaris memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan, terutama dalam hal pengelolaan jadwal dan koordinasi rapat. Sekretaris yang kompeten harus mampu mengatur jadwal pimpinan, mengelola undangan rapat, menyusun agenda, serta memastikan bahwa rapat berlangsung efektif dan efisien.

Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai teknik pengelolaan jadwal yang baik, cara menghindari bentrokan jadwal, serta keterampilan dalam mengoordinasikan rapat secara profesional. Dengan mengikuti Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online Okupasi Junior Secretary Pengelolaan Jadwal dan Koordinasi Rapat, peserta akan memperoleh keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris yang kompeten dan profesional.

Unit Kompetensi

  1. Manajemen Jadwal dan Kalender Kerja

    • Teknik pengelolaan jadwal pimpinan
    • Strategi menghindari bentrokan jadwal
    • Penggunaan aplikasi manajemen jadwal

  2. Perencanaan dan Persiapan Rapat

    • Menyusun agenda rapat yang efektif
    • Mengatur undangan rapat dan mengonfirmasi kehadiran
    • Mempersiapkan dokumen dan fasilitas rapat

  3. Koordinasi dan Pelaksanaan Rapat

    • Teknik komunikasi dalam koordinasi rapat
    • Mengelola waktu dan memastikan rapat berjalan sesuai agenda
    • Merekam hasil rapat dan menyusun notulen

  4. Penyusunan Laporan dan Notulen Rapat

    • Teknik pencatatan poin-poin penting dalam rapat
    • Penyusunan laporan hasil rapat yang jelas dan sistematis
    • Distribusi laporan rapat kepada pihak terkait

  5. Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Jadwal dan Rapat

    • Pemanfaatan Google Calendar, Microsoft Outlook, dan aplikasi serupa
    • Penggunaan platform video conference seperti Zoom dan Microsoft Teams
    • Integrasi teknologi dalam perencanaan dan koordinasi rapat

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaiannya

Studi Kasus:
Seorang sekretaris di perusahaan ABC menerima permintaan dari CEO untuk menjadwalkan rapat penting dengan seluruh kepala departemen. Namun, beberapa peserta memiliki jadwal yang bertabrakan. Sekretaris harus menemukan solusi agar semua peserta dapat hadir tanpa mengganggu jadwal utama mereka.

Penyelesaian:
Sekretaris dapat menggunakan Google Calendar untuk mengecek ketersediaan semua peserta dan mencari waktu yang paling memungkinkan. Berikut adalah contoh kode untuk mengirim undangan rapat otomatis menggunakan Python dengan Google Calendar API:

python
from google.oauth2 import service_account
from googleapiclient.discovery import build

# Konfigurasi kredensial API
SCOPES = ['https://www.googleapis.com/auth/calendar']
SERVICE_ACCOUNT_FILE = 'credentials.json' # Ganti dengan kredensial Anda

credentials = service_account.Credentials.from_service_account_file(
SERVICE_ACCOUNT_FILE, scopes=SCOPES)

service = build('calendar', 'v3', credentials=credentials)

# Membuat event rapat
event = {
'summary': 'Rapat Koordinasi Kepala Departemen',
'location': 'Ruang Meeting 1',
'description': 'Membahas strategi perusahaan untuk Q3.',
'start': {'dateTime': '2025-03-25T10:00:00', 'timeZone': 'Asia/Jakarta'},
'end': {'dateTime': '2025-03-25T11:30:00', 'timeZone': 'Asia/Jakarta'},
'attendees': [
{'email': 'kepala.departemen1@perusahaan.com'},
{'email': 'kepala.departemen2@perusahaan.com'},
{'email': 'ceo@perusahaan.com'}
],
'reminders': {'useDefault': True},
}

# Menambahkan event ke kalender
event = service.events().insert(calendarId='primary', body=event).execute()
print(f"Event created: {event.get('htmlLink')}")

Dengan solusi ini, sekretaris dapat mengirim undangan rapat secara otomatis kepada semua peserta, memastikan bahwa jadwal mereka telah disesuaikan dengan baik.

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari Materi Deskripsi Metode Pembelajaran
Hari 1 Pengenalan Manajemen Jadwal dan Kalender Kerja Memahami pentingnya manajemen waktu dan jadwal bagi sekretaris profesional. Presentasi & Diskusi
Teknik Menyusun Agenda dan Undangan Rapat Cara membuat agenda rapat yang jelas dan efektif. Teknik menyusun undangan rapat serta mengonfirmasi kehadiran peserta. Studi Kasus & Latihan
Penggunaan Aplikasi Manajemen Jadwal Penggunaan Google Calendar, Microsoft Outlook, dan aplikasi lainnya untuk mengatur jadwal dan rapat. Praktik Langsung
Simulasi Koordinasi Rapat dan Komunikasi Antar Departemen Latihan koordinasi dengan berbagai pihak untuk memastikan kelancaran rapat. Simulasi & Role Play
Hari 2 Penyusunan Notulen dan Laporan Hasil Rapat Teknik mencatat poin penting dalam rapat dan menyusun laporan yang sistematis. Studi Kasus & Latihan
Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Rapat Memanfaatkan Zoom, Microsoft Teams, dan platform digital lainnya untuk koordinasi rapat online. Praktik Langsung
Simulasi Penyelesaian Masalah dalam Koordinasi Rapat Studi kasus tentang konflik jadwal dan solusi penyelesaiannya menggunakan teknologi. Simulasi & Diskusi Kelompok
Persiapan Ujian Sertifikasi BNSP Review materi, latihan soal, dan pembekalan untuk ujian sertifikasi. Evaluasi & Tanya Jawab

Kesimpulan
Pelatihan ini memberikan keterampilan yang esensial bagi sekretaris dalam pengelolaan jadwal dan koordinasi rapat. Dengan pemahaman yang mendalam tentang teknik manajemen waktu dan teknologi penunjang, peserta akan mampu meningkatkan efisiensi kerja serta profesionalisme mereka.

Pelatihan ini tersedia secara online, sehingga peserta dapat belajar dari mana saja. Dengan sertifikasi BNSP, peserta akan mendapatkan bukti kompetensi yang diakui secara nasional. Untuk informasi lebih lanjut mengenai jadwal dan biaya, silakan kunjungi:

🔗 https://mobilefaculty.com/skema-sertifikasi-bidang-administrasi-perkantoran/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *