Pendahuluan
Dalam dunia administrasi perkantoran, penerimaan dan pengiriman dokumen merupakan aktivitas penting yang memastikan arus informasi tetap lancar. Kesalahan dalam proses ini dapat menyebabkan keterlambatan pekerjaan, kehilangan data, atau bahkan pelanggaran kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, seorang tenaga administrasi harus memiliki keterampilan dalam mengelola dokumen dengan efektif, aman, dan sistematis.
Melalui Pelatihan dan Sertifikasi BNSP Online ini, peserta akan belajar bagaimana menangani dokumen fisik dan digital dengan prosedur yang tepat, mulai dari penerimaan, pencatatan, distribusi, hingga pengarsipan. Pelatihan ini juga mencakup strategi penggunaan teknologi dalam manajemen dokumen modern, sehingga peserta dapat meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas di tempat kerja.
Unit Kompetensi
1. Penerimaan Dokumen
✅ Memahami prosedur penerimaan dokumen fisik dan digital
✅ Mencatat dokumen masuk dengan sistem yang rapi dan terstruktur
✅ Menggunakan aplikasi manajemen dokumen untuk pencatatan otomatis
2. Pengelolaan dan Distribusi Dokumen
✅ Mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis dan urgensi
✅ Menyusun sistem pengarsipan yang efisien (manual & digital)
✅ Menggunakan software pengelolaan dokumen seperti Google Drive, OneDrive, dan SharePoint
3. Pengiriman Dokumen
✅ Memastikan dokumen terkirim dengan aman dan tepat waktu
✅ Menggunakan jasa pengiriman yang sesuai dengan jenis dokumen
✅ Menerapkan sistem pelacakan dokumen untuk memastikan penerimaan
4. Keamanan dan Kepatuhan dalam Manajemen Dokumen
✅ Memahami regulasi terkait keamanan dokumen dan data perusahaan
✅ Menggunakan enkripsi dan tanda tangan digital untuk melindungi informasi sensitif
✅ Mengelola hak akses terhadap dokumen berdasarkan kebijakan perusahaan
Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian
Studi Kasus: Otomatisasi Pencatatan Dokumen Masuk
Seorang staff administrasi di sebuah perusahaan menerima banyak dokumen setiap harinya, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Untuk meningkatkan efisiensi, perusahaan ingin menerapkan sistem pencatatan otomatis yang dapat merekam data dokumen masuk ke dalam Google Sheets secara real-time menggunakan Google Forms.
Solusi: Integrasi Google Forms dengan Google Sheets untuk Pencatatan Dokumen
1️⃣ Buat Google Form untuk input data dokumen masuk (pengirim, jenis dokumen, tanggal diterima, status)
2️⃣ Hubungkan Google Form dengan Google Sheets untuk menyimpan data secara otomatis
3️⃣ Tambahkan rumus otomatis di Google Sheets untuk menandai dokumen yang membutuhkan tindakan lebih lanjut
📌 Contoh rumus untuk menandai dokumen yang perlu segera diproses
✅ Manfaat pendekatan ini:
🔹 Memudahkan pencatatan dokumen tanpa perlu entri manual
🔹 Mengurangi risiko kehilangan dokumen
🔹 Mempercepat proses pencarian dan pelacakan dokumen
Silabus Pelatihan (2 Hari)
| Hari | Materi | Deskripsi |
|---|---|---|
| Hari 1 | Prosedur Penerimaan Dokumen | Teknik pencatatan dokumen masuk secara sistematis |
| Distribusi dan Pengelolaan Dokumen | Sistem klasifikasi dan pengarsipan modern | |
| Latihan Praktis: Implementasi Sistem Pencatatan Dokumen | Menggunakan Google Forms & Google Sheets | |
| Hari 2 | Proses Pengiriman Dokumen yang Efektif | Pemilihan metode pengiriman dokumen yang tepat |
| Keamanan dan Kepatuhan dalam Manajemen Dokumen | Perlindungan data dan kebijakan keamanan informasi | |
| Studi Kasus dan Evaluasi | Simulasi penerimaan, distribusi, dan pengiriman dokumen |
Kesimpulan
Pelatihan ini akan membekali peserta dengan keterampilan dalam mengelola penerimaan dan pengiriman dokumen secara profesional, baik secara manual maupun digital. Dengan mengikuti sertifikasi BNSP, peserta akan memiliki kompetensi yang diakui secara nasional, meningkatkan daya saing di dunia kerja, serta mendukung produktivitas perusahaan.
✅ Pelatihan ini tersedia secara online, sehingga peserta dapat belajar dari mana saja dengan fleksibilitas waktu.
🔗 Detail pelatihan dan harga: Mobile Faculty – Sertifikasi Penerimaan & Pengiriman Dokumen