Pelatihan Online Junior Secretary Bersertifikasi BNSP: Manajemen Arsip dan Dokumen Digital

Pendahuluan

Di era digital, manajemen arsip dan dokumen menjadi salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Junior Secretary. Mengelola dokumen fisik dan digital secara sistematis akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan mengelola arsip digital, pengelolaan dokumen berbasis cloud, serta keamanan data. Dengan mengikuti sertifikasi BNSP Junior Secretary, peserta akan mendapatkan pengakuan kompetensi secara nasional dan meningkatkan daya saing di dunia kerja.

Unit Kompetensi

Pelatihan ini mencakup beberapa unit kompetensi utama, yaitu:

1. Pengelolaan Arsip Digital

✅ Pengenalan sistem arsip elektronik
✅ Klasifikasi dan pengindeksan dokumen digital
✅ Pengelolaan dokumen berbasis cloud (Google Drive, OneDrive)

2. Pengarsipan Manual dan Digital

✅ Metode pengarsipan konvensional vs digital
✅ Penggunaan metadata dalam pengelolaan dokumen
✅ Konversi dokumen fisik ke format digital (Scanning & OCR)

3. Keamanan dan Kepatuhan Data

✅ Standar keamanan dalam pengelolaan arsip
✅ Proteksi dokumen dengan enkripsi dan password
✅ Kepatuhan terhadap regulasi penyimpanan dokumen (GDPR, ISO 27001)

4. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

✅ Prosedur distribusi dokumen dan surat elektronik
✅ Manajemen email profesional dengan Microsoft Outlook
✅ Teknik penulisan surat bisnis digital

5. Penggunaan Software Pengarsipan

✅ Implementasi sistem manajemen dokumen (DMS)
✅ Automasi arsip menggunakan Microsoft Excel & Google Sheets
✅ Penggunaan software OCR untuk pencarian teks dalam dokumen PDF

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Automasi Pengarsipan Dokumen di Google Drive

Seorang Junior Secretary perlu mengelompokkan dokumen secara otomatis di Google Drive berdasarkan kategori (misalnya: Surat Masuk, Surat Keluar, Laporan Keuangan).

Solusi dengan Google Apps Script (Automasi Folder Arsip)

Kode berikut akan mengelompokkan file ke dalam folder berdasarkan jenis dokumen yang diketik di nama file.

javascript

function moveFilesToFolders() {

  var driveFolder = DriveApp.getFolderById("ID_FOLDER_UTAMA");

  var files = driveFolder.getFiles();
  var categories = {

    "Surat_Masuk": "ID_FOLDER_SURAT_MASUK",

    "Surat_Keluar": "ID_FOLDER_SURAT_KELUAR",

    "Laporan_Keuangan": "ID_FOLDER_LAPORAN"

  };
  while (files.hasNext()) {

    var file = files.next();

    var fileName = file.getName();

for (var category in categories) { if (fileName.includes(category)) { var targetFolder = DriveApp.getFolderById(categories[category]); file.moveTo(targetFolder); } } } }

✅ Manfaat kode ini:
🔹 Menghemat waktu dalam pengarsipan otomatis
🔹 Mempermudah pencarian dokumen berdasarkan kategori
🔹 Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip digital

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi	Deskripsi
Hari 1	Pengenalan Manajemen Arsip Digital	Konsep dasar dan perbedaan arsip fisik & digital
	Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar	Prosedur distribusi dokumen dan teknik penulisan email bisnis
	Metode Pengarsipan Digital	Penggunaan Google Drive, OneDrive, dan metadata dokumen
Hari 2	Keamanan Dokumen Digital	Standar keamanan dalam pengarsipan digital
	Automasi Pengarsipan dengan Google Apps Script	Implementasi sistem otomatisasi dalam pengelolaan arsip
	Studi Kasus dan Evaluasi	Simulasi proyek manajemen arsip dan dokumen digital

Kesimpulan

Pelatihan ini memberikan kompetensi dalam manajemen arsip dan dokumen digital yang sangat penting bagi seorang Junior Secretary. Dengan Sertifikasi BNSP, peserta mendapatkan pengakuan keterampilan secara nasional dan meningkatkan peluang karier di bidang administrasi perkantoran.

✅ Pelatihan ini bisa diikuti secara online, sehingga fleksibel untuk siapa saja yang ingin meningkatkan keterampilan dari mana saja.

🔗 Detail pelatihan dan harga: Mobile Faculty – Sertifikasi Junior Secretary