Sertifikasi BNSP General Office Clerk: Penggunaan Mail Merge di Microsoft Word untuk Surat Menyurat

Pendahuluan

Dalam dunia administrasi perkantoran, surat menyurat adalah aktivitas yang sering dilakukan. Salah satu fitur yang mempermudah proses ini adalah Mail Merge di Microsoft Word. Dengan Mail Merge, kita dapat membuat surat, label, dan amplop secara otomatis berdasarkan data dari Microsoft Excel atau database lainnya.

📌 Manfaat Pelatihan Ini:
✅ Menghemat waktu dalam pembuatan surat massal
✅ Menghindari kesalahan input nama dan alamat secara manual
✅ Mempermudah personalisasi surat untuk banyak penerima

💰 Biaya pelatihan hanya Rp1.100.000!
📍 Pelaksanaan bisa dilakukan ONLINE!

Unit Kompetensi

1. Pengenalan Mail Merge di Microsoft Word

✅ Pengertian dan manfaat Mail Merge
✅ Jenis dokumen yang dapat dibuat dengan Mail Merge
✅ Persiapan data sumber (Microsoft Excel, Access, dan lainnya)

2. Membuat Surat Massal dengan Mail Merge

✅ Membuat template surat resmi di Microsoft Word
✅ Menghubungkan template surat dengan database penerima
✅ Menggunakan field Mail Merge untuk personalisasi isi surat

3. Pengelolaan Data Penerima

✅ Pembuatan database penerima dalam Microsoft Excel
✅ Format yang benar agar Mail Merge berjalan lancar
✅ Menyaring dan mengurutkan data sebelum pengiriman

4. Studi Kasus dan Otomasi Surat dengan VBA

✅ Pembuatan surat dinas secara otomatis
✅ Menggunakan VBA (Visual Basic for Applications) untuk memproses Mail Merge lebih cepat
✅ Menyimpan surat dalam format PDF atau mencetak langsung

Contoh Studi Kasus dan Penyelesaian

Studi Kasus: Membuat Surat Panggilan Kerja dengan Mail Merge

📌 Kasus:
Sebuah perusahaan ingin mengirimkan surat panggilan kerja kepada kandidat yang lulus seleksi. Data penerima tersimpan dalam file Excel dengan kolom:

Nama	Posisi	Alamat Email
Budi Santoso	Staff Admin	budi@email.com
Siti Aisyah	Staff Keuangan	siti@email.com

📌 Solusi dengan Mail Merge:
1️⃣ Membuka Microsoft Word dan membuat template surat panggilan
2️⃣ Menghubungkan dokumen ke file Excel yang berisi data kandidat
3️⃣ Menggunakan field Mail Merge seperti <<Nama>>, <<Posisi>>, <<Alamat Email>>
4️⃣ Menghasilkan surat panggilan kerja secara otomatis untuk setiap kandidat

📌 Contoh Template Mail Merge di Microsoft Word:

📌 Hasil:

Surat panggilan otomatis dibuat sesuai data kandidat
Mengurangi kesalahan input secara manual
Proses lebih cepat dan efisien

Kode VBA untuk Mail Merge Otomatis dan Simpan sebagai PDF

Jika ingin mengotomatiskan Mail Merge dan menyimpan surat dalam format PDF, kita bisa menggunakan VBA di Microsoft Word:

vba

Sub MailMergeToPDF()

    Dim objWord As Document

    Dim objMerge As MailMerge

    Dim i As Integer
    Set objWord = ActiveDocument

    Set objMerge = objWord.MailMerge
    ' Lakukan Mail Merge

    objMerge.Destination = wdSendToNewDocument

    objMerge.Execute

' Simpan hasil dalam format PDF For i = 1 To Documents.Count Documents(i).ExportAsFixedFormat _ OutputFileName:="C:\SuratPanggilan" & i & ".pdf", _ ExportFormat:=wdExportFormatPDF Next i End Sub

📌 Hasil:

Surat hasil Mail Merge langsung disimpan sebagai PDF
Mengurangi langkah manual dalam pencetakan surat

Silabus Pelatihan (2 Hari)

Hari	Materi	Deskripsi
Hari 1	Pengenalan Mail Merge	Dasar-dasar penggunaan Mail Merge dalam surat menyurat
	Membuat Template Surat	Menyusun format surat profesional di Microsoft Word
	Menghubungkan Excel dengan Word	Menyiapkan database penerima surat dan menghubungkannya ke Word
Hari 2	Studi Kasus: Surat Panggilan	Menerapkan Mail Merge untuk surat resmi
	Automasi Mail Merge dengan VBA	Menggunakan VBA untuk mempercepat proses Mail Merge
	Menyimpan & Mencetak Surat	Simpan otomatis dalam format PDF dan mencetak surat

Kesimpulan

Pelatihan ini akan membantu peserta dalam menguasai Mail Merge di Microsoft Word untuk mempermudah pekerjaan administrasi surat menyurat. Dengan pelatihan ini, peserta akan lebih siap untuk meningkatkan efisiensi kerja di bidang administrasi perkantoran.

✅ Pelatihan tersedia secara online dengan harga terjangkau hanya Rp1.100.000!
✅ Sertifikasi resmi dari BNSP untuk meningkatkan daya saing di dunia kerja.

🔗 Detail pelatihan dan harga:
https://mobilefaculty.com/skema-sertifikasi-bidang-administrasi-perkantoran/