BestPractices – Page 2 – Mobile Faculty

pada tanggal 19 juli 2024, telah dilaksanakan pelatihan selama 2 hari di UIN LAMPUNG bekerja sama dengan UIL LAMPUNG dan PT. Kalungi "Tata Kelola Perkantoran Digital" dirancang untuk mengukur kemampuan dan pengetahuan seseorang dalam mengelola berbagai aspek perkantoran dengan bantuan teknologi digital. Sertifikasi ini biasanya mencakup berbagai unit kompetensi yang meliputi kemampuan administratif, manajemen, penggunaan perangkat lunak perkantoran, serta pengetahuan tentang proses digitalisasi dalam lingkungan kerja. Unit Kompetensi dalam Tata Kelola Perkantoran Digital: Berikut adalah beberapa unit kompetensi yang mungkin ada dalam sertifikasi ini: 1. Pengelolaan Dokumen Digital (Digital Document Management) Deskripsi: Mengelola dokumen-dokumen kantor dalam bentuk digital, termasuk penyimpanan, pengorganisasian, dan pengarsipan. Kompetensi: Menggunakan sistem manajemen dokumen digital (DMS). Mengelola siklus hidup dokumen dari pembuatan hingga pengarsipan. Mengimplementasikan kebijakan retensi dokumen dan keamanan. 2. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi (Office Administration with Technology) Deskripsi: Melakukan tugas-tugas administratif dengan menggunakan teknologi digital, termasuk perangkat lunak perkantoran. Kompetensi: Menggunakan aplikasi pengolah kata, spreadsheet, dan presentasi. Mengelola jadwal dan kalender digital. Menggunakan alat komunikasi digital seperti email, chat, dan video conference. 3. Manajemen Informasi dan Data (Information and Data Management) Deskripsi: Mengelola informasi dan data yang digunakan dalam operasional kantor dengan cara yang aman dan efisien. Kompetensi: Mengelola basis data sederhana untuk penyimpanan dan pencarian informasi. Menerapkan kebijakan privasi dan keamanan data. Menggunakan alat analisis data dasar untuk pengambilan keputusan. 4. Penggunaan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Deskripsi: Mengoperasikan sistem ERP untuk mendukung operasi perkantoran digital, termasuk modul-modul seperti keuangan, sumber daya manusia, dan inventaris. Kompetensi: Memahami dasar-dasar ERP dan fungsinya dalam organisasi. Menggunakan modul ERP untuk tugas-tugas administratif. Menganalisis data operasional dari sistem ERP untuk meningkatkan efisiensi. 5. Pengelolaan Komunikasi dan Kolaborasi Digital (Digital Communication and Collaboration Management) Deskripsi: Mengelola komunikasi dan kolaborasi dalam tim menggunakan alat digital. Kompetensi: Menggunakan platform kolaborasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau Google Workspace. Mengelola proyek dan tugas secara digital menggunakan alat manajemen proyek. Mengimplementasikan kebijakan komunikasi digital yang efektif. 6. Pengelolaan Keamanan Informasi (Information Security Management) Deskripsi: Menjamin keamanan informasi di lingkungan kerja digital. Kompetensi: Mengidentifikasi risiko keamanan informasi. Menggunakan perangkat lunak keamanan (antivirus, firewall, dll.) untuk melindungi data. Menerapkan kebijakan dan prosedur keamanan informasi sesuai dengan standar yang berlaku. 7. Pengelolaan Sistem dan Infrastruktur TI Perkantoran (Office IT Systems and Infrastructure Management) Deskripsi: Mengelola dan memelihara sistem dan infrastruktur TI yang digunakan dalam lingkungan perkantoran digital. Kompetensi: Memahami dasar-dasar jaringan komputer dan infrastruktur TI. Melakukan troubleshooting dasar terhadap masalah teknis. Mengelola perangkat keras dan perangkat lunak kantor. 8. Pengelolaan Arsip dan Informasi Digital (Digital Archiving and Information Management) Deskripsi: Menyimpan dan mengelola arsip serta informasi kantor dalam format digital. Kompetensi: Menggunakan sistem arsip digital untuk penyimpanan dokumen. Memastikan aksesibilitas dan integritas arsip digital. Melakukan migrasi data dari sistem fisik ke digital. 9. Implementasi Proses Digitalisasi di Perkantoran (Office Digitalization Process Implementation) Deskripsi: Merencanakan dan mengimplementasikan proses digitalisasi di lingkungan perkantoran. Kompetensi: Menganalisis kebutuhan digitalisasi di kantor. Merancang dan melaksanakan proyek digitalisasi. Melakukan evaluasi keberhasilan digitalisasi dan dampaknya terhadap operasional kantor. 10. Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Digital (Digital Human Resource Management) Deskripsi: Mengelola sumber daya manusia menggunakan alat dan sistem digital. Kompetensi: Menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System). Mengelola penggajian, rekrutmen, dan pelatihan karyawan secara digital. Menganalisis data SDM untuk perencanaan dan pengambilan keputusan. Manfaat Sertifikasi: Sertifikasi ini memberikan pengakuan profesional atas kemampuan Anda dalam mengelola operasional kantor dengan menggunakan teknologi digital. Ini dapat meningkatkan kredibilitas Anda dan membuka peluang karir di bidang administrasi perkantoran yang semakin digital. Dengan sertifikasi ini, Anda diharapkan mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perkantoran dalam lingkungan yang terintegrasi dengan teknologi informasi, membantu perusahaan mencapai efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi.