DigitalisasiProses – Mobile Faculty

Mengelola pembayaran pelanggan bisa menjadi tantangan, terutama jika ada yang terlambat membayar. Dengan fitur template email di Gmail dan Google Apps Script, Anda dapat mengatur pengiriman email otomatis kepada pelanggan yang belum membayar. Dalam tutorial ini, kita akan membuat template email pengingat pembayaran dan mengotomatisasi pengirimannya menggunakan Google Sheets + Gmail. 🚀 📌 1. Mengaktifkan Fitur Template Email di Gmail Gmail memiliki fitur Templates yang memungkinkan Anda menyimpan dan menggunakan kembali email standar. 🔹 1️⃣ Cara Mengaktifkan Template Email di Gmail Buka Gmail Klik ikon Gear (⚙️) > See All Settings Pilih tab Advanced Di bagian Templates, pilih Enable Klik Save Changes 📄 2. Membuat Template Email Pengingat Pembayaran Sekarang, buat template email yang akan dikirim ke pelanggan yang belum membayar. 🔹 1️⃣ Cara Membuat Template Email di Gmail Klik "Compose" untuk membuat email baru Masukkan subjek email, misalnya: "Reminder: Pembayaran Invoice Belum Selesai" Ketik isi email pengingat pembayaran, misalnya: Subject: Reminder: Pembayaran Invoice #«No_Invoice» Dear «Nama_Pelanggan», Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #«No_Invoice» sebesar Rp«Jumlah» masih belum dibayar dan jatuh tempo pada «Due_Date». Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut: Bank: BCA No. Rek: 123-456-789 Atas Nama: PT Bisnis Digital Jika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini. Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran. Salam, Tim Keuangan PT Bisnis Digital Klik More options (⋮) > Templates > Save draft as template > Save as new template Beri nama template, misalnya "Reminder Pembayaran" ✅ Sekarang template email siap digunakan secara otomatis! 📊 3. Menyiapkan Database Pelanggan di Google Sheets Untuk otomatisasi, buat daftar pelanggan yang belum membayar di Google Sheets. 📌 Buka Google Sheets, lalu buat tabel seperti ini: Email Nama_Pelanggan No_Invoice Jumlah Due_Date client1@email.com PT ABC INV-001 5.000.000 10/03/2024 client2@email.com PT XYZ INV-002 3.500.000 12/03/2024 ✅ Simpan file ini sebagai "Reminder_Pembayaran.xlsx" di Google Drive. 📩 4. Mengotomatisasi Pengiriman Email dengan Google Apps Script Sekarang, kita akan membuat skrip di Google Apps Script untuk mengirim email otomatis berdasarkan data di Google Sheets. 🔹 1️⃣ Buka Google Apps Script Di Google Sheets, klik Extensions > Apps Script Hapus kode default, lalu salin dan tempel kode berikut: function kirimPengingatPembayaran() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1"); // Nama sheet var data = sheet.getDataRange().getValues(); for (var i = 1; i < data.length; i++) { var email = data[i][0]; // Kolom Email var nama = data[i][1]; // Kolom Nama Pelanggan var no_invoice = data[i][2]; // Kolom No Invoice var jumlah = data[i][3]; // Kolom Jumlah var due_date = data[i][4]; // Kolom Tanggal Jatuh Tempo var subject = "Reminder: Pembayaran Invoice #" + no_invoice; var body = "Dear " + nama + ",\n\n" + "Kami ingin mengingatkan bahwa invoice Anda dengan nomor #" + no_invoice + " sebesar Rp" + jumlah + " masih belum dibayar dan jatuh tempo pada " + due_date + ".\n\n" + "Mohon segera melakukan pembayaran ke rekening berikut:\n" + "Bank: BCA\nNo. Rek: 123-456-789\nAtas Nama: PT Bisnis Digital\n\n" + "Jika Anda sudah melakukan pembayaran, abaikan pesan ini.\n" + "Silakan konfirmasi ke finance@bisnis.com untuk update status pembayaran.\n\n" + "Salam,\nTim Keuangan PT Bisnis Digital"; MailApp.sendEmail(email, subject, body); } } Klik "Run" untuk menjalankan skrip pertama kali. Beri izin akses ke akun Gmail Anda. ✅ Email pengingat pembayaran akan otomatis dikirim ke pelanggan yang belum membayar! 5. Menjadwalkan Pengiriman Email Otomatis Agar email dikirim secara otomatis setiap hari, atur jadwal eksekusi skrip. 🔹 1️⃣ Cara Menjadwalkan Otomatisasi Di Google Apps Script, klik "Triggers" (ikon jam di kiri atas) Klik “+ Add Trigger” Pilih fungsi "kirimPengingatPembayaran" Pilih Time-driven dan atur frekuensi pengiriman (misalnya, Setiap hari pukul 08:00 AM) Klik Save ✅ Sekarang sistem akan otomatis mengirim pengingat pembayaran setiap hari! 🚀 📥 6. Kesimpulan & Rangkuman 🎯 Gunakan fitur Templates di Gmail untuk menyimpan format email pengingat pembayaran. 🎯 Buat database pelanggan di Google Sheets agar data terorganisir. 🎯 Gunakan Google Apps Script untuk mengotomatiskan pengiriman email. 🎯 Atur Trigger di Google Apps Script agar email dikirim secara otomatis setiap hari. 🚀 Dengan sistem ini, Anda bisa menghemat waktu dan memastikan pelanggan membayar tepat waktu! 🚀

Tag: DigitalisasiProses

Membuat Template Email di Gmail untuk Pengingat Pembayaran Otomatis Contoh Real: Mengatur Sistem Pengingat Pembayaran Menggunakan Google Sheets dan Gmail

Otomatisasi Invoice & Pembayaran dengan Sistem ERP Berbasis AI

Panduan System Analyst dengan pemodelan BPMN (Business Process Model and Notation) Studi Kasus: Digitalisasi Proses Pengajuan Cuti Karyawan Menggunakan Bizagi Modeler

Pelatihan Project Management SDM