PeningkatanEfisiensi – Mobile Faculty

Tools yang Digunakan oleh System Analyst Seorang System Analyst bertanggung jawab untuk menganalisis, merancang, dan mengoptimalkan sistem dalam sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa tools penting yang digunakan oleh System Analyst dalam berbagai aspek pekerjaannya: 1. Tools untuk Analisis dan Perancangan Sistem 🔹 Microsoft Visio → Digunakan untuk membuat diagram alur proses bisnis, UML, ERD, dan flowchart. 🔹 Lucidchart → Alternatif online untuk Visio, mempermudah pembuatan diagram secara kolaboratif. 🔹 Draw.io → Alat gratis berbasis web untuk membuat flowchart, ERD, dan diagram sistem lainnya. 🔹 Bizagi Modeler → Digunakan untuk pemodelan BPMN (Business Process Model and Notation) dalam proses bisnis. 2. Tools untuk Dokumentasi Sistem 📄 Microsoft Word / Google Docs → Untuk menulis dokumen SRS (Software Requirement Specification). 📋 Confluence → Platform dokumentasi berbasis cloud yang sering digunakan dalam tim pengembangan. 📊 Microsoft Excel / Google Sheets → Untuk analisis data dan pembuatan tabel spesifikasi sistem. 3. Tools untuk Pemodelan Basis Data (Database Design) 🔹 MySQL Workbench → Digunakan untuk membuat ERD (Entity Relationship Diagram) dan merancang database relational. 🔹 DBDesigner → Alat visual untuk desain database, mendukung berbagai DBMS seperti PostgreSQL dan MySQL. 🔹 Navicat → Alat profesional untuk manajemen database dan pembuatan skema database. 4. Tools untuk Manajemen Proyek & Kolaborasi ✅ JIRA → Digunakan untuk manajemen proyek berbasis Agile & Scrum. ✅ Trello → Alat visual untuk mengelola tugas dan workflow proyek. ✅ Asana → Mempermudah komunikasi dalam tim dan pengelolaan proyek IT. ✅ Slack / Microsoft Teams → Untuk komunikasi internal tim dalam pengembangan sistem. 5. Tools untuk Pengujian dan Validasi Sistem 🔹 Postman → Digunakan untuk menguji API dan komunikasi antar sistem. 🔹 Selenium → Otomatisasi pengujian aplikasi web. 🔹 JMeter → Untuk pengujian performa sistem. 🔹 Figma / Adobe XD → Untuk pembuatan prototipe UI/UX sebelum implementasi sistem. 6. Tools untuk Analisis Data dan Business Intelligence 📊 Power BI / Tableau → Digunakan untuk analisis data dan pembuatan dashboard. 📊 Google Data Studio → Visualisasi data berbasis cloud untuk analisis sistem bisnis. MARI KITA MULAI SALAH SATU TOOLSNYA,, KITA GUNAKAN BIZAGI UNTUK BPMN Studi Kasus Penggunaan Bizagi Modeler: Digitalisasi Proses Pengajuan Cuti Karyawan Latar Belakang Perusahaan XYZ masih menggunakan proses manual untuk pengajuan cuti karyawan, yang melibatkan pengisian formulir kertas, persetujuan atasan melalui email, dan pencatatan manual oleh HRD. Proses ini menyebabkan: Keterlambatan dalam persetujuan cuti. Kesalahan pencatatan jumlah cuti karyawan. Kurangnya transparansi dalam status pengajuan cuti. Untuk mengatasi masalah ini, Bizagi Modeler digunakan untuk memodelkan dan mengotomatisasi proses pengajuan cuti. Langkah-Langkah Detail Menggunakan Bizagi Modeler 1. Membuka Bizagi Modeler dan Membuat Proyek Baru 1️⃣ Buka Bizagi Modeler di komputer. 2️⃣ Klik "File" → "New Process" untuk membuat proyek baru. 3️⃣ Beri nama proyek, misalnya: "Pengajuan Cuti Karyawan". 4️⃣ Klik "Create", dan jendela modeling akan terbuka. 2. Membuat Start Event (Awal Proses) 1️⃣ Di panel kiri, pilih "Start Event", lalu drag ke dalam workspace. 2️⃣ Klik ikon pensil untuk mengedit, lalu ubah nama menjadi "Karyawan Mengajukan Cuti". 3️⃣ Tambahkan keterangan di properties jika diperlukan. 3. Membuat Task untuk Pengajuan Cuti 1️⃣ Di panel kiri, pilih "Task" (Kotak Persegi), lalu tarik dari Start Event. 2️⃣ Ganti nama task menjadi "Isi Formulir Pengajuan Cuti". 3️⃣ Tambahkan ikon pengguna (Klik kanan → Assign to Role → Karyawan). 4️⃣ Tambahkan data input berupa form pengajuan cuti dengan detail: Nama Karyawan Tanggal Mulai & Akhir Cuti Jenis Cuti (Tahunan, Sakit, dll.) Alasan Cuti 4. Membuat Gateway untuk Validasi Kuota Cuti 1️⃣ Tambahkan "Exclusive Gateway" setelah task pengisian formulir. 2️⃣ Beri nama "Cek Kuota Cuti". 3️⃣ Buat dua cabang dengan kondisi: Jika kuota cuti tersedia, lanjut ke persetujuan atasan. Jika kuota cuti tidak cukup, kirim notifikasi penolakan. 5. Task Persetujuan dari Atasan Langsung 1️⃣ Tambahkan Task baru setelah gateway kuota cuti. 2️⃣ Beri nama "Atasan Menyetujui atau Menolak Cuti". 3️⃣ Assign role ke Atasan Langsung. 4️⃣ Buat Exclusive Gateway setelah task ini untuk memproses persetujuan atau penolakan: Jika disetujui, lanjut ke HRD. Jika ditolak, kirim notifikasi ke karyawan. 6. Task Validasi oleh HRD 1️⃣ Tambahkan Task "HRD Memproses Cuti" setelah persetujuan atasan. 2️⃣ Assign role ke HRD. 3️⃣ Tambahkan langkah: HRD memperbarui sistem kehadiran karyawan. Mengirim email notifikasi ke karyawan. 7. Membuat End Event (Akhir Proses) 1️⃣ Tambahkan "End Event" di akhir proses. 2️⃣ Beri nama "Cuti Disetujui" untuk jalur yang berhasil. 3️⃣ Tambahkan End Event tambahan bernama "Cuti Ditolak" untuk jalur yang gagal. 8. Menyimpan dan Mengekspor Model 1️⃣ Klik "File" → "Save" untuk menyimpan proyek. 2️⃣ Jika ingin berbagi model, klik "Export" → Pilih format PNG/PDF. 3️⃣ Gunakan "Simulation" untuk menguji jalannya proses. Setelah pemodelan berhasil: Sistem berbasis web atau mobile dikembangkan berdasarkan BPMN di Bizagi. Integrasi dengan HR Software untuk otomatisasi pencatatan cuti. Dashboard real-time untuk memantau pengajuan cuti karyawan. 🔹 Waktu pemrosesan cuti berkurang dari 2 hari menjadi kurang dari 1 jam. 🔹 HRD dapat melihat dan mengelola data cuti lebih transparan. 🔹 Karyawan bisa melacak status pengajuan cuti tanpa harus menanyakan ke HR. 🔹 Perusahaan mengurangi penggunaan dokumen kertas dan email manual. Kesimpulan Dengan Bizagi Modeler, proses pengajuan cuti menjadi lebih terstruktur, otomatis, dan transparan. Pemodelan ini memungkinkan perusahaan untuk: ✅ Memantau status cuti secara real-time. ✅ Mengurangi kesalahan administrasi. ✅ Mempercepat persetujuan cuti dengan otomatisasi. MAU TAU LEBIH BANYAK.. KONTAK SAJA WA NYA.. LIHAT JUGA DOKUMENTASI HASIL PELATIHAN

Tag: PeningkatanEfisiensi

Panduan System Analyst dengan pemodelan BPMN (Business Process Model and Notation) Studi Kasus: Digitalisasi Proses Pengajuan Cuti Karyawan Menggunakan Bizagi Modeler

SERTIFIKASI Enterprise Architecture

pelatihan dan sertifikasi kompetensi Operator Komputer Muda DISNAKER ASAHAN Sumatera Utara